Dans l’article précédent, nous avons vu que réussir ses priorités ne signifie pas faire plus, mais mieux arbitrer son temps pour avancer sur l’essentiel.

Une fois ces priorités identifiées, encore faut-il s’assurer qu’elles ne se noient pas sous les sollicitations, les urgences et les distractions.C’est là qu’intervient la structuration du temps.

Mais attention, il ne s’agit pas de rigidifier son emploi du temps jusqu’à l’absurde, ni de tout planifier au millimètre.

L’objectif n’est pas de se transformer en gestionnaire obsessionnel de son agenda, mais de créer un cadre réaliste, adaptable et efficace pour avancer sur ses priorités sans surcharge mentale.

• Vous savez que votre temps ne vous appartient jamais totalement.
• Vous jonglez entre gestion opérationnelle et stratégie, tout en étant sollicité en permanence par votre équipe et votre hiérarchie.
• Les imprévus bousculent votre agenda et vous empêchent d’avancer, vous obligeant à réajuster en permanence.

 

Alors, comment structurer intelligemment votre temps sans tomber dans la rigidité excessive ou la dispersion totale ?

 

Pourquoi une mauvaise structuration du temps vous ralentit ?

Une organisation mal calibrée ne crée pas de l’efficacité, elle génère de la frustration. Trop de rigidité et vous suffoquez, trop de flexibilité et vous perdez pied.

D’un côté, ceux qui planifient chaque minute de leur journée se heurtent vite à la réalité : le monde du travail est imprévisible. La moindre interruption peut désorganiser toute la journée et générer un sentiment d’échec.

D’un autre côté, ceux qui fonctionnent en mode 100 % réactif sont à la merci des urgences et des sollicitations incessantes. Résultat : ils subissent leur emploi du temps au lieu de le piloter, laissant peu de place aux tâches stratégiques.

Il y a une grande confusion entre la finalité et le moyen, votre organisation doit vous permettre de créer de la valeur ajoutée, pas de réaliser toutes vos tâches.

La clé réside dans un équilibre entre structuration et adaptabilité qui doit être adapté selon vos valeurs ajoutées. Un cadre clair permet d’avancer sur ses priorités, tout en laissant une marge de manœuvre pour absorber les imprévus.

 

Sophie, ou comment structurer son temps différemment

Avant, Sophie vivait en mode « gestion du chaos ».

Responsable d’un projet stratégique, elle commençait sa journée par ses emails et les urgences, enchaînait les réunions sans avoir le temps de se poser, improvisait au fil des sollicitations et terminait sa journée épuisée, avec la désagréable impression d’avoir travaillé sans avancer.

Puis elle a changé d’approche.

• Elle démarre désormais chaque matin en identifiant ses trois actions prioritaires.
• Elle bloque des créneaux protégés pour ses tâches stratégiques et réserve 30 % de flexibilité pour gérer les imprévus.
• Avant de finir sa journée, elle prend quelques minutes pour vérifier ses avancées et ajuster son planning du lendemain.

 

Même mission, même charge de travail. Mais un impact totalement différent.

 

Principes clés pour structurer son temps efficacement sans surcharge1️⃣ Bloquer ses priorités AVANT de remplir son agenda

Attendre que son emploi du temps se remplisse tout seul, c’est s’assurer que les urgences et les demandes des autres prendront le dessus.

Dès le matin, définissez vos trois priorités du jour et bloquez du temps dans votre agenda pour avancer dessus.

Ces créneaux doivent être intouchables. Les réunions et les sollicitations doivent s’y adapter, et non l’inverse.

Sophie a compris qu’être en réunion toute la journée l’empêchait d’avancer. Elle réserve désormais 2 heures chaque matin pour se consacrer à son projet clé.

2️⃣ Éliminer les distractions et interruptions inutiles

Chaque interruption vous coûte en moyenne 23 minutes de reconcentration. Multipliez ce chiffre par le nombre de sollicitations quotidiennes et vous comprenez pourquoi vos journées filent sans résultat concret.

Fixez des règles simples :

• Désactivez les notifications non essentielles.
• Ne consultez vos emails que 2 ou 3 fois par jour, à des créneaux définis.
• Regroupez les tâches similaires pour éviter la dispersion.

 

Sophie ne vérifie plus ses emails 50 fois par jour. Elle y consacre deux créneaux de 30 minutes, ce qui lui permet de libérer du temps pour ses vraies priorités.

3️⃣ Utiliser des outils simples pour organiser son temps

Pas besoin d’un système complexe pour être efficace. L’essentiel est d’avoir un outil visuel qui permet de voir en un coup d’œil où vous en êtes.

• Le Time Blocking : bloquer des créneaux de travail sans interruption.
• Les tableaux Kanban (Trello, Notion, Asana) : visualiser ses tâches et leur avancement.
• La technique Pomodoro : travailler par cycles de 25 minutes avec des pauses courtes pour maintenir sa concentration.

 

Sophie utilise un tableau simple avec trois colonnes : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Chaque matin, elle ajuste sa charge de travail en fonction de ses priorités.

4️⃣ Réajuster son organisation régulièrement

Un bon système de structuration s’adapte à la réalité, il n’est pas figé dans le marbre. Prenez cinq minutes chaque matin pour ajuster vos priorités et faites un bilan rapide chaque fin de semaine :

• Qu’est-ce qui a bien fonctionné ?
• Qu’est-ce qui vous a freiné ?
• Que pouvez-vous ajuster pour la semaine suivante ?

 

Sophie analyse chaque vendredi ce qui l’a empêchée d’être efficace et ajuste son planning en conséquence.

 

Les pièges à éviter quand on structure son temps

Certains pièges sont fréquents lorsqu’on cherche à mieux organiser son temps. Trois erreurs reviennent souvent :

1. Tout planifier à la minute près → Vous risquez de craquer à la moindre interruption.
2. Remplir son agenda à 100 % → Sans marge de manœuvre, les imprévus deviennent ingérables.
3. Accumuler trop d’outils → Un système simple et fonctionnel vaut mieux qu’une usine à gaz.

Structurer son temps, ce n’est pas se rigidifier.
C’est créer un équilibre entre efficacité et flexibilité.

 

2 atouts d’Eikos concepts : l’accompagnement à la mise en œuvre et la pédagogie active pour ancrer les bonnes pratiques

1) Nous constatons, après des milliers d’accompagnements réussis, que la clé réside dans l’identification de l’organisation qui sera utile pour chaque personne.

L’organisation efficace d’un chef de projet, ne sera pas la même que celle d’un manager d’une équipe à distance, que celle d’une personne qui a des horaires fixes, que celle d’un responsable formation … c’est pourquoi toutes nos formations sont en intra et sont adaptées en fonction du métier et du contexte.

2) Nous savons qu’une bonne organisation ne s’apprend pas en théorie. Elle s’expérimente.

Nos formations s’appuient sur la pédagogie active pour vous faire tester ces méthodes en conditions réelles :

🎯 Mises en situation concrètes → Expérimentez l’impact d’une bonne structuration du temps.
🎯 Serious games sur la gestion des interruptions → Ressentez en direct la différence entre travail structuré et dispersion.
🎯 Accompagnement personnalisé → Trouvez l’organisation qui vous convient réellement.

Structurer son temps est un apprentissage. Venez l’expérimenter avec nous !

 

Passez à l’action dès maintenant !

Quelle première action pouvez-vous tester aujourd’hui ?
🔹 Bloquer un créneau de 2h pour une tâche clé sans interruption.
🔹 Désactiver les notifications inutiles pendant 24h.
🔹 Tester la méthode du Time Blocking sur une semaine.

Testez une action et observez la différence !

Envie d’aller plus loin ? Découvrez nos formations pour structurer votre temps efficacement et sans surcharge, avec des méthodes interactives adaptées à votre réalité.