Gérer son temps, vraiment la clé de l’efficacité ?

Dans le monde du travail, la gestion du temps est souvent perçue comme le levier ultime de la performance. Remplir son agenda, tout planifier, optimiser chaque minute…

Pourtant, malgré ces efforts, la sensation de ne jamais en faire assez demeure. Vous avez déjà ressenti cette frustration en fin de journée, cette impression d’avoir couru après le temps sans avancer sur l’essentiel ?

 

Et si le problème ne venait pas d’un manque de temps,
mais de la façon dont nous définissons nos priorités ?

 

Les managers le constatent chaque jour : les urgences s’empilent, les réunions s’enchaînent, les priorités changent en permanence. Tout cela dans un flux continu d’informations et de sollicitations numériques qui fragmentent l’attention et la concentration.

On tente alors d’appliquer des outils de gestion du temps, pensant y trouver la solution. Mais ces outils, bien qu’attrayants, créent souvent une illusion de contrôle. Ils organisent l’agenda, mais ne nous aident pas à prendre les bonnes décisions sur ce qui mérite vraiment notre attention.

Et c’est là que tout bascule : ce n’est pas le temps qu’il faut mieux gérer, mais la clarté sur ce qui est vraiment important.

 

Être occupé ne signifie pas être efficace

Nous avons été conditionnés à croire que plus nous faisons, mieux c’est. Chaque tâche cochée sur une to-do list apporte une satisfaction immédiate. Mais au fond, ce n’est pas la quantité de tâches accomplies qui fait la différence, c’est l’impact réel de ce que nous faisons.

Observez votre propre journée : combien de fois avez-vous commencé avec une idée claire de ce que vous deviez accomplir, avant que tout bascule sous le poids des urgences, des interruptions et des nouvelles demandes ?

La réalité est simple : remplir son agenda ne garantit pas d’avancer vers ses objectifs.

En moyenne, un manager est interrompu toutes les 11 minutes et chaque interruption lui fait perdre sa concentration, de plus avec les smartphones, on a le fléau de l’auto-interruption (s’interrompre au milieu d’une action à valeur ajoutée). Ce qui signifie qu’une journée sans alignement clair des priorités devient une journée de réactivité permanente.

Nous nous retrouvons alors à subir notre emploi du temps plutôt que de le piloter.

 

Sortir du piège : penser en termes de priorités, pas de gestion du temps

Un manager ou un responsable efficace ne cherche pas à faire plus, il cherche à faire mieux. Cela implique de prendre du recul et d’identifier ce qui mérite réellement de mobiliser son énergie.

1. Appliquer la loi de Pareto (80/20)

Seulement 20 % de nos actions génèrent 80 % des résultats. Identifiez ces actions stratégiques et concentrez-vous dessus.

2. Utiliser la matrice d’Eisenhower

Un outil simple pour classer ses tâches selon deux critères : l’importance et l’urgence.

• Important et non urgent ? Planifiez-le.
• Urgent et important ? Faites-le immédiatement.
• Urgent mais non important ? Déléguez.
• Ni urgent ni important ? Éliminez.

 

3. Définir 3 priorités par jour

Chaque matin, avant même d’ouvrir ses emails, prenez 2 minutes pour identifier trois actions essentielles. Ces actions doivent avoir un impact tangible sur vos objectifs.

 

Paul, ou comment passer de manager débordé à manager efficace

Avant, Paul courait après le temps. Sa journée débutait par un rapide coup d’œil à ses mails, puis s’enchaînaient réunions, urgences, interruptions. À la fin de la journée, il était épuisé, frustré, avec le sentiment d’avoir travaillé sans avancer.

Puis il a changé de méthode. Désormais, il commence chaque matin en définissant trois priorités essentielles. Il bloque des créneaux dédiés, protège des temps de concentration, et surtout, il filtre activement les sollicitations non essentielles.

Son agenda est toujours chargé, mais il ne le subit plus : il pilote enfin ses priorités. Même charge de travail, mais un impact radicalement différent.

 

Passer à l’action : un vrai changement

Ne cherchez pas à tout révolutionner en un jour. Le changement brutal crée du stress et un risque de rejet. Et c’est ainsi qu’on abandonne au bout de quelques semaines. L’objectif est d’y aller progressivement, en testant de petites actions qui font une vraie différence.

Trois idées pour commencer :
1️⃣ Avant d’ouvrir vos emails, identifiez 3 priorités essentielles.
2️⃣ Appliquez la règle des 80/20 : concentrez-vous sur ce qui produit du résultat.
3️⃣ Bloquez un créneau sans interruption chaque jour pour avancer sur une tâche stratégique.

Testez ces trois actions pendant une semaine et observez la différence.

 

La pédagogie active pour ancrer durablement ce changement

Chez Eikos Concepts, nous savons que comprendre ces concepts ne suffit pas : il faut les expérimenter pour les ancrer durablement.

C’est pourquoi nos formations sont basées sur la pédagogie active et des mises en situation concrètes :

🔹 Des mises en situation immersives pour prendre conscience des erreurs courantes.
🔹 Des jeux expérientiels pour tester différentes approches et voir lesquelles fonctionnent le mieux.
🔹 Un accompagnement personnalisé pour adapter les méthodes à votre contexte.

L’important, ce n’est pas d’adopter une méthode miracle, mais d’intégrer progressivement les bonnes pratiques qui fonctionnent pour vous.

Envie d’aller plus loin ? Découvrez nos formations interactives et ancrées dans la pratique pour piloter efficacement vos priorités et celles de votre équipe.