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Réussir ses priorités dans un monde qui bouge
Efficacité individuelle
Management

Réussir ses priorités dans un monde qui bouge

Nous avons déployé cette formation pour :

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Les enjeux

Aider les participants à clarifier leurs priorités, gérer les urgences et optimiser leur efficacité, permettant de passer d’une gestion réactive à une gestion stratégique. Bien plus que maîtriser des outils, c’est réussir à travailler sur les 20% qui apportent 80% de résultats.
Le constat est le même dans toutes les organisations …
  • Il y a plus de choses à faire que de temps disponible
  • Les projets s’enchainent, se percutent, les échéances bougent
  • Nous sommes sursollicités et notre attention est en permanence sollicitée
  • L’action et l’urgence nous stimulent au détriment du moyen et long terme
  • La réactivité permanente use, démotive et désengage

Renforcer la capacité des collaborateurs (équipes, managers, chefs de projet, …), à prioriser dans un monde qui bouge, est donc un enjeu majeur

Les retours terrain de nos participants sont unanimes …

  • Être organisé ne suffit plus : risque de remplir des todo lists sans fin ou de passer ses journées à gérer des tâches ou des mails dans son smartphone
  • Être réactif ne suffit plus : risque de tout faire à la dernière minute et de passer son temps à réagir sans que la situation s’améliore

L’important est de pouvoir se dire que les heures passées ont été, le plus possible, au service de ses priorités d’une part et que l’utilisation de chaque instant a été optimisée.

Les objectifs

Cette formation est adaptée selon le public prévu et son contexte : managers, collaborateurs ou chef de projets

 

À l’issue de la formation, le participant sera plus capable de :

  • Avoir une vision claire de ses priorités et de sa valeur ajoutée
  • Éviter les pièges de l’urgence et établir des méthodes d’organisation pérennes.
  • Connaître son rapport au temps et ses implications
  • Utiliser les bons leviers et outils permettant de réussir ses priorités malgré le contexte bougeant
  • Passer du multitâche au multi projets
  • Créer des routines de gestion du temps et renforcer leur autonomie.
  • Prioriser les priorités dans un monde multi projets
  • Adapter son organisation à son contexte (besoins du poste, habitudes des autres acteurs…)

Le programme

Le parcours de la formation est construit de façon agile :

  • Adapté aux contextes des apprenants lors de la préparation
  • Adapté par le formateur expérimenté centré sur les participants et pas sur le contenu

 

Exemple de parcours sur 2,5 jours
1) Questionnaire individuel:

Recueillir les attentes et les situations à traiter

2) Formation en salle (2 jours)

Ce qu’est la réussite des priorités

  • Prioriser ou se disperser / réactif ou proactif
  • Les critères pour faire les bons choix (urgence, importance et risque)
  • Réussir les priorités dans un monde VICA

État des lieux (rétrospective)

  • Ce que vous faites déjà pour réussir vos priorités et qui est à garder
  • A faire plus, plus souvent, plus en détail, avant la dernière minute … (activités prioritaires à augmenter)
  • Ce qui est trop présent dans vos journées (activités non-prioritaires à réduire)

 

Connaître son mode de relation au temps et celui de son environnement

  • Les 4 dimensions d’une organisation efficace
  • Mon mode de fonctionnement : avantages et limites et comment développer les autres modes
  • Les modes de fonctionnement de mon environnement : m’y adapter et/ou le faire évoluer

 

Gérer les urgences

  • Préserver son temps et la relation : sortir du piège de l’urgence et de la réactivité
  • Différencier Idées, projets, demandes ponctuelles et actions à valeur ajoutée
  • Bien dire Non et mieux dire Oui
  • Passer de la priorité liée à l’urgence à la priorité liée à l’importance

 

Gérer ses priorités

  • Les apports des neurosciences
  • Identifier ses priorités pour les réussir
  • Prioriser ses priorités
  • Passer du multitâche au multi projets
  • Réussir dans la durée (doser entre anticipation et réactivité)

 

Organiser son efficacité au quotidien

  • Organiser ses actions pour garantir sa valeur ajoutée dans le temps disponible
  • Les règles du jeu et les rituels d’efficacité
  • Avoir une organisation agile
  • Utiliser le management visuel : kanban personnel ou d’équipe

 

Préserver son temps en gérant les interruptions

  • Partir du besoin (et pas des outils)
  • Dompter son smartphone et sa boite mail
  • Limiter les singes (apprendre à pêcher plutôt que donner le poisson)
  • Organiser sa disponibilité

 

S’appuyer sur les autres pour augmenter son efficacité

  • Confier un travail et déléguer
  • Autonomiser ses interlocuteurs

 

Plan d’action pour l’intersession

 

3) Intersession (3 à 5 semaines)

Mise en œuvre du plan d’action

 

4) Classe virtuelle (1/2 journée via Teams, Zoom, Meet ou Webex)

Réactivation des points clés de J1 et J2

Retour d’expériences : Ce qui a été mis en œuvre

  • Les réussites
  • Les évolutions
  • Les blocages et les pistes de solution
  • Les enseignements pour la suite

 

Atelier à la carte en fonction des attentes des participants

Nos plus

De la pratique, du concret, des échanges pour valider ce qui fonctionne, perfectionner ce qui est nécessaire et augmenter son efficacité sans tout changer
  • Être réaliste et travailler sur les 20 % qui apportent 80% de résultats
  • Identifier ce que l’on maîtrise déjà, ce que l’on peut améliorer
  • Partager et s’approprier des bonnes pratiques utiles, utilisables et utilisées
  • Repartir avec des actions concrètes à mettre en œuvre progressivement

 

La formation repose sur une pédagogie participative, active et ludique, le participant est acteur de sa formation.

  • Formation très vivante et rythmée (« pas le temps de s’ennuyer »)
  • Les formateurs sont des praticiens expérimentés qui gèrent de multiples activités et pratiquent ce qu’ils présentent, ils partagent leurs bonnes pratiques et accompagnent les participants. Ils peuvent adapter la formation en fonction des participants et leurs attentes
  • Les participants repartent de la formation en ayant identifiés et validés ce dont ils ont réellement besoin et ce qui va les aider à réussir
  • Les contenus et exercices de la formation sont compilés dans un livret stagiaire. Il est structuré à partir de fiches thématiques décrivant les points clés de chaque thème abordé.
  • Il permet aux participants de recueillir de manière interactive les idées, suggestions, astuces et bonnes pratiques.

 

Quelques exemples d’activités pédagogique et ludiques :

  • Le grand mat (jeu en équipe): expérimenter la nécessité de dissocier l’urgent de l’important et de gérer les priorités
  • Auto-diagnostic sur les modes d’organisation
  • Les cailloux : comment avoir des journées à valeur ajoutée
  • Le singe (activité d’entraînement) : s’entraîner à « bien dire non et mieux dire oui» pour développer l’autonomie et préserver son organisation.
  • Les ballons (jeu de sensibilisation) : vivre les conditions de l’efficacité collective et individuelle et en déduire les règles du jeu.
  • Le mur : réussir en s’appuyant sur d’autres personnes (déléguer/confier un travail
Rubriques
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  • Durée : 1 à 3 jours
  • Groupe : 4-12 participants
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