Enjeux : Trouver les leviers pour faire évoluer durablement son organisation sans avoir à tout changer

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Le constat est le même dans toutes les organisations …

• Il y a plus de choses à faire que de temps disponible
• Les projets s’enchainent, se percutent, les échéances bougent
• Nous sommes sursollicités et notre attention est en permanence sollicitée
• L’action et l’urgence nous stimulent au détriment du moyen et long terme
• La réactivité permanente use, démotive et désengage

Renforcer la capacité des collaborateurs (équipes, managers, chefs de projet, …), à prioriser dans un monde qui bouge, est donc un enjeu majeur

Les retours terrain de nos participants sont unanimes …

• Être organisé ne suffit plus : risque de remplir des to do lists sans fin ou de passer ses journées à gérer des tâches ou des mails dans son smartphone
• Être réactif ne suffit plus : risque de tout faire à la dernière minute et de passer son temps à réagir sans que la situation s’améliore

Il s’agit de savoir jongler entre différents rythmes et durées

• Avoir une vision claire de ses priorités et de sa valeur ajoutée
• Connaître son rapport au temps et ses implications
• Utiliser les bons leviers et outils permettant de réussir ses priorités malgré le contexte bougeant
• Passer du multitâche au multi projets
• Prioriser les priorités dans un monde multi projets
• Adapter son organisation à son contexte (besoins du poste, habitudes des autres acteurs…)

L’important est de pouvoir se dire que les heures passées ont été, le plus possible, au service de ses priorités d’une part et que l’utilisation de chaque instant a été optimisée.

LES OBJECTIFS DE LA FORMATION

• Être réaliste et travailler sur les 20 % qui apportent 80% de résultats
• Comprendre les mécanismes du temps pour s’en servir comme allié
• Sortir de la tyrannie de l’urgence, de l’instantanéité et de la dernière minute
• Identifier ce que l’on maîtrise déjà, ce que l’on peut améliorer
• Partager et s’approprier des bonnes pratiques utiles, utilisables et utilisées
• Repartir avec des actions concrètes à mettre en œuvre progressivement

Réussir ses priorités dans un monde qui bouge

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Le parcours de la formation est construit de façon agile :

• Adapté aux contextes des apprenants lors de la préparation
• Adapté par le formateur expérimenté centré sur les participants et pas sur le contenu

1) Questionnaire individuel:

Recueillir les attentes et les situations à traiter

2) Formation en salle (2 jours)

Ce qu’est la réussite des priorités

• Prioriser ou se disperser / réactif ou proactif
• Les critères pour faire les bons choix (urgence, importance et risque)
• Réussir les priorités dans un monde VICA

État des lieux (rétrospective)

• Ce que vous faites déjà pour réussir vos priorités et qui est à garder
• A faire plus, plus souvent, plus en détail, avant la dernière minute … (activités prioritaires à augmenter)
• Ce qui est trop présent dans vos journées (activités non-prioritaires à réduire)

Connaître son mode de relation au temps et celui de son environnement

• Les 4 dimensions d’une organisation efficace
• Mon mode de fonctionnement : avantages et limites et comment développer les autres modes
• Les modes de fonctionnement de mon environnement : m’y adapter et/ou le faire évoluer

Gérer les urgences

• Préserver son temps et la relation : sortir du piège de l’urgence et de la réactivité
• Différencier Idées, projets, demandes ponctuelles et actions à valeur ajoutée
• Bien dire Non et mieux dire Oui
• Passer de la priorité liée à l’urgence à la priorité liée à l’importance

Gérer ses priorités

• Les apports des neurosciences
• Identifier ses priorités pour les réussir
• Prioriser ses priorités
• Passer du multitâche au multi projets
• Réussir dans la durée (doser entre anticipation et réactivité)

Organiser son efficacité au quotidien

• Organiser ses actions pour garantir sa valeur ajoutée dans le temps disponible
• Les règles du jeu et les rituels d’efficacité
• Avoir une organisation agile
• Utiliser le management visuel : kanban personnel ou d’équipe

Préserver son temps en gérant les interruptions

• Partir du besoin (et pas des outils)
• Dompter son smartphone et sa boite mail
• Limiter les singes (apprendre à pêcher plutôt que donner le poisson)
• Organiser sa disponibilité

S’appuyer sur les autres pour augmenter son efficacité

• Confier un travail et déléguer
• Autonomiser ses interlocuteurs

Plan d’action pour l’intersession

3) Intersession (3 à 5 semaines)

Mise en œuvre du plan d’action

4) Classe virtuelle (1/2 journée via Teams, Zoom, Meet ou Webex)

Réactivation des points clés de J1 et J2

Retour d’expériences : Ce qui a été mis en œuvre

• Les réussites
• Les évolutions
• Les blocages et les pistes de solution
• Les enseignements pour la suite

Atelier à la carte en fonction des attentes des participants